Rechnungssoftware für die Gebäudereinigung

Drei Abrechnungsfälle aus der Gebäudereinigung

Die folgenden Situationen sind redaktionelle Beispiele zur Orientierung, keine Kundenerfahrungen.

Unterhaltsreinigung zu einer festen Monatspauschale

Ein Büro wird nach Vertrag zu einem gleichbleibenden Monatsbetrag gereinigt. Dafür passt eine wiederkehrende Rechnung. Papierkram S legt sie als Entwurf an, den Sie selbst abschließen. sevdesk Buchhaltung, FastBill Pro und Lexware XL beschreiben zusätzlich einen optionalen automatischen E-Mail-Versand.

Dass sich der Betrag wiederholt, belegt noch nicht die tatsächlich erbrachte Leistung. Berücksichtigen Sie Vertragsänderungen, ausgefallene Termine und Extras vor dem Versand. Ein Entwurf, den Sie prüfen, ist dafür oft sicherer als ein automatischer Versand. Entwurf und Automatik im Vergleich.

Glas- oder Sonderreinigung und wechselnde Monatsleistungen

Glasreinigung, Grundreinigung oder zusätzliche Einsätze werden nach Fläche, Stunden oder Einheiten abgerechnet und ändern sich von Monat zu Monat. Solche Positionen gehören erkennbar auf die Rechnung, mit Objekt und Leistungszeitraum.

Eine Rechnungsserie hilft hier wenig: Sie wiederholt den hinterlegten Betrag. Für variable Rechnungen genügen die Einzelrechnungstarife der Tabelle. Keines der vier Programme ist hier als Lösung für Aufmaß, Reinigungskalkulation oder den Abgleich mit Arbeitsplänen belegt.

Mehrere Objekte, ein Auftraggeber und Nachweise

Eine Hausverwaltung oder ein Unternehmen mit mehreren Standorten kann Rechnungen je Objekt oder gesammelt erwarten. Klären Sie vor der ersten Rechnung, welche Objekte und Zeiträume zusammen abgerechnet werden, welche Referenzen auf der Rechnung stehen müssen und ob Leistungsnachweise beigefügt werden sollen.

Sollen Nachweise als Anhang mitgehen, prüfen Sie den Tarif gesondert: Bei FastBill sind Anhänge erst ab Plus dokumentiert, bei Papierkram der Versand zusätzlicher Dokumente erst ab M. Eine automatische Sammelrechnung, Nachweiserstellung oder Portalübermittlung leiten wir aus den Tarifangaben nicht ab.

Für die Arbeitszeiten der Reinigungskräfte je Objekt: Welche Zeiterfassung Zeiten Objekten zuordnet oder per GPS stempelt und was das kostet, vergleicht unser Schwesterprojekt Dienstplanpfad unter Zeiterfassung für Reinigungsfirmen.

Welcher Tarif ist mindestens nötig?

Verglichen werden ausgewählte Tarife von vier Anbietern für den jeweils beschriebenen Abrechnungsfall. Das ist keine vollständige Marktübersicht und keine Bewertung einer kompletten Software für Reinigungsbetriebe.

Preisgrundlage: regulärer Monatsgrundpreis bei monatlicher Zahlung, netto zuzüglich Umsatzsteuer, ein Bürozugang. Keine Aktionsrabatte oder Jahresäquivalente. Weitere Zugänge, Anhänge oder Schnittstellen können einen höheren Tarif nötig machen. Tarifstand: 19. Oktober 2026.

Partnerschaft und Provisionshöhe entscheiden nicht über die Tarifzuordnung. Trackingwahl ändern · Datenschutz.

Auf kleinen Bildschirmen lässt sich die Tabelle seitlich verschieben.

Werbung: * Partnerlink – bei Abschluss ist eine Provision für uns möglich. Links ohne * sind provisionsfrei.

Zeichen in den Tabellen: belegtGrenzenicht in diesem Tarif

Wechselnde Stunden, Flächen und Zusatzarbeiten haben keine eigene Zeile: Sie werden als Einzelrechnung mit den tatsächlich erbrachten Positionen abgerechnet. Es gelten die ersten beiden Zeilen. Eine Rechnungsserie übernimmt keine geänderten Mengen.

Diese Tarifgrenzen gehören zur Entscheidung

Papierkram: Entwurf, Formate und Dokumente

Wiederkehrende Rechnungen werden als Entwurf angelegt und müssen selbst abgeschlossen werden. ZUGFeRD und XRechnung gibt es ab S; Free ist hier nicht als XRechnungs- oder ZUGFeRD-Lösung belegt und zeigt das Anbieterlogo. Den Versand zusätzlicher Dokumente nennt die Preisübersicht erst ab M, außerhalb unserer zehn ausgewählten Tarife. Papierkram-Quellen.

Lexware Office: Serie und XRechnung getrennt betrachten

Serienrechnungen gibt es ab XL, wahlweise als Entwurf oder mit E-Mail-Versand. Laut Hilfe werden Serien nicht als XRechnung erstellt; einzelne XRechnungen sind ab M dokumentiert. Weitere Benutzer sind ohne Aufpreis enthalten. Lexware-Quellen.

FastBill: Anhänge und Format im Serienprofil

Wiederkehrende Rechnungen gibt es ab Pro. Fehlen Pflichtdaten, kann statt der E-Rechnung ein gewöhnliches PDF erstellt oder versendet werden; prüfen Sie das Serienprofil im Vorabcheck. Anhänge erst ab Plus (15,00 € netto/Monat): Solo deshalb nicht für mitgeschickte Leistungsnachweise einplanen. FastBill-Quellen.

sevdesk: Freimenge und Serie

Kostenlos umfasst bis zu drei fertiggestellte Rechnungen je Monat, auch mit ZUGFeRD und XRechnung; ungenutzte Mengen werden nicht übertragen. Wiederkehrende Rechnungen sind ab Buchhaltung dokumentiert. Der zweite Benutzer kostet zusätzlich 5,90 € netto/Monat. sevdesk-Quellen.

Die Zahl der Reinigungskräfte ist nicht die Zahl benötigter Bürozugänge. Ohne genaue Zugangszahl bestimmen wir keinen günstigsten Gesamtpreis. Alle Tarife und Laufzeithinweise im Hauptvergleich.

E-Rechnung: Format und Versandweg mit dem Auftraggeber klären

Fragen Sie den Auftraggeber nach Format, Version, Pflichtreferenzen und akzeptiertem Eingangskanal. Für einzelne XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen gilt die zweite Tabellenzeile. Für wiederkehrende XRechnungen sind sevdesk Buchhaltung und FastBill Pro dokumentiert; Lexware unterstützt XRechnungen nicht als Serie. Bevor Sie eine Serie für einen bestimmten Empfänger einrichten, prüfen Sie Format und Übermittlungsweg im konkreten Fall. Ein automatischer E-Mail-Versand ersetzt keine geforderte Portalübermittlung.

Unser Ratgeber erläutert PDF, ZUGFeRD und XRechnung, Pflichten und Übergangsregeln sowie den Check für öffentliche Aufträge. Für Hausmeisterdienste mit ähnlichen Objektaufträgen gibt es einen eigenen Tarifvergleich.

Wann sich Branchensoftware lohnt

Die Rechnung ist der letzte Schritt. Eine gesonderte Software für Reinigungsbetriebe kann prüfenswert werden, wenn diese Fragen mit Ja beantwortet werden:

• Einsatzplanung: Müssen Mitarbeitende auf wechselnde Objekte und Touren verteilt werden?
• Zeiterfassung: Werden Arbeits- und Einsatzzeiten vor Ort erfasst und gegen Aufträge geprüft?
• Leistungsnachweise: Müssen erledigte Arbeiten, Änderungen oder Mängel dokumentiert und vom Auftraggeber freigegeben werden?

Dann klären Sie zuerst den Ablauf von der Einsatzplanung über Zeiten und Nachweise bis zur Rechnung, einschließlich Exporten und Gesamtkosten. Als Beispiel beschreibt Fortytools Einsatzplanung, Zeiterfassung und Rechnungen für die Gebäudereinigung. Der Link führt direkt zum Anbieter, ohne Provision für uns. Das Angebot wurde hier nicht praktisch getestet, tariflich verglichen oder bewertet; die Nennung ist keine Produktempfehlung. Quelle gelesen am 20. Oktober 2026.

Aus den Rechnungsfunktionen von Lexware Office, sevdesk, Papierkram oder FastBill leiten wir keine geprüfte Einsatzplanung, Zeiterfassung oder Nachweisverwaltung für Reinigungsbetriebe ab.

Häufige Fragen

Quellen und Einordnung

Die Tarif- und Funktionsangaben beruhen auf den verlinkten Anbieterquellen, gelesen am 19. Oktober 2026; die Angaben zu Anhängen und Dokumentversand am 20. Oktober 2026. Anbieterbeschreibungen sind keine unabhängigen Praxistests; Bedienkomfort und Zuverlässigkeit bewerten wir nicht. Inhalte mit KI-Unterstützung recherchiert und erstellt.

Allgemeine Orientierung für Deutschland, keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Fragen zu Ihrem konkreten Auftrag klären Sie mit dem Auftraggeber oder Ihrer Steuerberatung. Bei einem Abschluss gelten die aktuellen Anbieterangaben.