Rechnungsprogramm für SHK-Betriebe

Drei typische Einsätze im SHK-Betrieb

Ausgedachte Beispiele, damit die Tariffrage greifbar wird; es sind keine Berichte von Kunden.

Notdienst: tropfende Leitung am Samstag

Auf die Rechnung kommen Anfahrt, Arbeitszeit, ein möglicher Wochenendzuschlag und Ersatzteile. Für Privatkunden führen Sie Arbeitszeit und Anfahrt als eigene Positionen getrennt vom Material auf, weil nach § 35a EStG nur Arbeitskosten begünstigt sind. Weil die Arbeit an einem Gebäude erfolgt, gelten außerdem Rechnungsfrist und Aufbewahrungshinweis für Privatkunden; beides erklärt die Seite für Malerbetriebe. Für solche Einzelrechnungen reicht ein Einstiegstarif.

Jährliche Wartung der Gastherme

Ein Wartungsvertrag kann zwei Rechnungswege haben: ein fester Jahrespreis, der als wiederkehrende Rechnung angelegt wird, oder eine Abrechnung nach Aufwand nach jedem Termin. Der Festpreis braucht einen Tarif mit wiederkehrenden Rechnungen, die Abrechnung nach Aufwand nur Einzelrechnungen. Was dabei zu prüfen ist.

Heizungstausch beim Eigenheimbesitzer

Ein großer Auftrag mit Anzahlung oder Abschlägen und einer Schlussrechnung. Für die Steuerermäßigung nach § 35c EStG muss Ihre Rechnung bestimmte Angaben enthalten, und Sie stellen zusätzlich eine Bescheinigung nach amtlichem Muster aus. Was das für Rechnung und Software bedeutet.

Wartungsverträge: Serie oder Einzelrechnung?

Bei einem festen Wartungspreis legen Sie eine wiederkehrende Rechnung an. Das gibt es in unserer Auswahl ab 15,90 € mit Papierkram S, dort als Entwurf, den Sie vor dem Versand selbst abschließen. Automatisch erstellt und per E-Mail versendet werden wiederkehrende Rechnungen erst bei sevdesk Buchhaltung, FastBill Pro und Lexware Office XL. Ändert sich der Preis oder kommen Ersatzteile hinzu, passen Sie die Rechnung vor dem Versand an; dafür ist der Entwurf hilfreich.

Ein Punkt, den wir nicht belegen konnten: Ob sich bei allen vier Programmen ein jährliches Intervall einstellen lässt, haben wir in den gelesenen Anbieterquellen nicht gefunden. Die gelesenen Seiten von sevdesk und Papierkram beschreiben, dass ein Intervall gewählt wird, nennen aber die Optionen nicht; für Lexware Office und FastBill haben wir keine Angabe zum Intervall gelesen. Prüfen Sie das in der Testphase, bevor Sie Wartungsverträge übertragen. Mehr zu Entwurf und Automatik unter Wiederkehrende Rechnungen.

Rechnen Sie Wartung nach Aufwand ab, schreiben Sie nach jedem Termin eine Einzelrechnung. Dann genügt ein Einstiegstarif, und eine Serie ist nicht nötig.

Heizungstausch: Rechnung und Bescheinigung nach § 35c EStG

Wer eine energetische Maßnahme an einem eigenen, selbst bewohnten Gebäude durchführen lässt, das bei Beginn der Maßnahme älter als zehn Jahre ist, etwa eine Heizungserneuerung, kann nach § 35c EStG eine Steuerermäßigung beantragen: im Jahr des Abschlusses und im Folgejahr je 7 Prozent der Aufwendungen, höchstens je 14.000 €, im übernächsten Jahr 6 Prozent, höchstens 12.000 €. Das gilt für Maßnahmen, die nach dem 31. Dezember 2019 begonnen und vor dem 1. Januar 2030 abgeschlossen werden (§ 52 Abs. 35a EStG). Für Ihren Betrieb bringt das zwei Pflichten mit sich:

• Rechnung: Sie muss die energetischen Maßnahmen, die Arbeitsleistung des Fachunternehmens und die Adresse des Objekts ausweisen und in deutscher Sprache ausgestellt sein; der Kunde zahlt auf Ihr Konto (§ 35c Abs. 4 EStG).
• Bescheinigung: Als ausführendes Fachunternehmen bestätigen Sie die Voraussetzungen nach amtlich vorgeschriebenem Muster (§ 35c Abs. 1 EStG).

Die Bescheinigung ist kein Rechnungsdokument. In den Quellen von Lexware Office, sevdesk, Papierkram und FastBill haben wir keine Vorlage dafür gefunden; Sie erstellen sie außerhalb des Rechnungsprogramms. Ihr Rechnungsprogramm muss dafür vor allem frei formulierbare Positionen und eine Objektadresse auf der Rechnung zulassen.

Wichtig für das Kundengespräch, ohne Beratung im Einzelfall: § 35c gilt nicht, wenn für dieselbe Maßnahme die Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen nach § 35a oder eine öffentliche Förderung mit zinsverbilligten Darlehen oder steuerfreien Zuschüssen genutzt wird (§ 35c Abs. 3 EStG). Welche Ermäßigung oder Förderung passt, klärt Ihr Kunde mit seiner Steuerberatung.

Läuft der Auftrag über mehrere Wochen, schreiben Sie Abschlags- und Schlussrechnungen. Die Tarife dafür stehen in der Tabelle; wie Abschläge in der Schlussrechnung abgezogen werden, zeigt Abschlagsrechnungen.

Welcher Tarif ist mindestens nötig?

Die Tabelle ordnet jedem SHK-Abrechnungsfall den kleinsten passenden Tarif von Lexware Office, sevdesk, Papierkram und FastBill zu. Andere Programme und Handwerkersoftware sind nicht Teil dieses Vergleichs.

So lesen Sie die Preise: Grundpreis im Monat ohne Umsatzsteuer, monatlich bezahlt, für einen Zugang im Büro; Rabattaktionen und Jahrespreise rechnen wir nicht ein. Stand der Tarife: 19. Oktober 2026.

Ob ein Anbieter Partner ist, ändert die Zuordnung nicht. Trackingwahl ändern · Datenschutz.

Auf kleinen Bildschirmen lässt sich die Tabelle seitlich verschieben.

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Zeichen in den Tabellen: belegtGrenzenicht in diesem Tarif

Ein jährliches Intervall ist in der Tabelle nicht berücksichtigt, weil wir es nicht für alle Anbieter belegen konnten. Mehrere Monteure brauchen nicht unbedingt mehrere Bürozugänge; was weitere Zugänge kosten, steht unter Rechnungsprogramm für Teams.

Wann sich SHK-Branchensoftware lohnt

Rechnungsprogramme decken Angebot, Rechnung und Mahnung ab. Eine Software speziell für das SHK-Handwerk kann prüfenswert werden, wenn Sie diese Fragen mit Ja beantworten:

• Wartungsplanung: Sollen Wartungstermine je Anlage automatisch fällig werden und Monteuren zugeteilt werden?
• Anlagen und Geräte: Brauchen Sie je Kunde eine Übersicht über eingebaute Geräte, Baujahr und Prüfprotokolle?
• Material und Großhandel: Wollen Sie Artikel und Preise aus Großhändlerkatalogen übernehmen und Material je Auftrag nachkalkulieren?
• Mobile Auftragszettel: Sollen Monteure Zeiten, Material und Kundenunterschrift vor Ort erfassen?

Die vier verglichenen Programme beschreiben wir hier nur als Rechnungsprogramme; daraus folgt keine geprüfte Wartungsplanung, Geräteverwaltung oder Großhandelsanbindung. Prüfen Sie solche Abläufe einschließlich Gesamtkosten gesondert.

Häufige Fragen

Quellen und Einordnung

Gesetzestexte: § 35c EStG und § 35a EStG, gelesen am 24. Oktober 2026. Wiederkehrende Rechnungen und Abschläge laut den Anbieterquellen unten und den Seiten Wiederkehrende Rechnungen und Abschlagsrechnungen, Tarifstand 19. Oktober 2026. Wir haben die Programme nicht selbst im Betrieb getestet; Recherche und Text entstanden mit KI-Unterstützung.

Die Seite gibt einen Überblick für Betriebe in Deutschland und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Anbieterangaben am Tag Ihres Abschlusses.