Welches Rechnungsprogramm passt zum Hausmeisterservice?

Drei Rechnungsfälle aus dem Hausmeisteralltag

Die folgenden Situationen sind erfundene Beispiele zur Orientierung.

Einzelauftrag: eine Tür reparieren oder einen Garten pflegen

Nach einem einzelnen Auftrag schreiben Sie eine Rechnung. Bei bis zu drei fertiggestellten Rechnungen im Monat kann sevdesk Kostenlos reichen. Papierkram Free bietet PDF-Einzelrechnungen ohne Mengenlimit, aber mit Anbieterlogo. Wenn der Empfänger ausdrücklich XRechnung oder ZUGFeRD verlangt, ist Papierkram Free hier keine bestätigte Exportlösung.

Für mehr als drei strukturierte Einzelrechnungen hat FastBill Solo in unserer Auswahl den niedrigsten regulären Monatsgrundpreis für einen Zugang. Ob zusätzlich etwa Rechnungsanhänge nötig sind, kann die Tarifwahl ändern. Preise und Grenzen je Fall vergleichen.

Objektbetreuung: eine monatliche Pauschale abrechnen

Für ein betreutes Objekt wird jeden Monat eine vereinbarte Pauschale berechnet. Prüfen Sie vor dem Abschluss, ob der Umfang gleich geblieben ist und zusätzliche Arbeiten einzeln abzurechnen sind. Papierkram S erzeugt wiederkehrende Entwürfe, die Sie selbst abschließen. sevdesk Buchhaltung, FastBill Pro und Lexware XL beschreiben optionalen automatischen E-Mail-Versand.

Ein Rechnungszeitplan übernimmt nicht automatisch die tatsächlich erbrachten Leistungen. Für eine XRechnungs-Serie gelten außerdem andere Grenzen als für eine einzelne XRechnung. Format und Übermittlung prüfen.

Hausverwaltung oder öffentlicher Auftraggeber: den Empfänger klären

Der Einsatzort entscheidet nicht allein, wer Rechnungsempfänger ist. Eine Hausverwaltung ist nicht automatisch eine Behörde. Klären Sie Empfänger, gewünschte Objekt- und Auftragsreferenzen, Format sowie Eingangskanal vor der ersten Rechnung. Bei öffentlichen Auftraggebern können weitere Vorgaben hinzukommen.

Für einzelne XRechnungen gelten zunächst die Einzelrechnungszeilen der Tabelle. Ein automatischer E-Mail-Versand ersetzt keine geforderte Portalübermittlung.

Sollen Arbeitszeiten je Objekt erfasst und abgerechnet werden: Welche Zeiterfassung das für kleine Teams kann und was sie kostet, vergleicht unser Schwesterprojekt Dienstplanpfad unter Zeiterfassung für Hausmeisterdienste.

Welcher Tarif ist mindestens nötig?

Verglichen werden ausgewählte Tarife von vier Anbietern für den jeweils beschriebenen Rechnungsfall. Das ist keine vollständige Marktübersicht oder Bewertung einer kompletten Hausmeistersoftware.

Preisgrundlage: regulärer Monatsgrundpreis bei monatlicher Zahlung, netto zuzüglich Umsatzsteuer, ein Bürozugang. Keine Aktionsrabatte oder Jahresäquivalente. Zusätzliche Zugänge und weitere Anforderungen können den Gesamtpreis erhöhen. Tarifstand: 19. Oktober 2026.

Partnerschaft und Provisionshöhe entscheiden nicht über die Tarifzuordnung. Trackingwahl ändern · Datenschutz.

Auf kleinen Bildschirmen lässt sich die Tabelle seitlich verschieben.

Werbung: * Partnerlink – bei Abschluss ist eine Provision für uns möglich. Links ohne * sind provisionsfrei.

Zeichen in den Tabellen: belegtGrenzenicht in diesem Tarif

Diese Tarifgrenzen gehören zur Entscheidung

FastBill: Format, Anhänge und Benutzer

Wiederholungsprofile sind aus Nettorechnungen dokumentiert. Fehlen Pflichtdaten, kann ein gewöhnliches PDF statt E-Rechnung erstellt oder versendet werden. Prüfen Sie das Serienprofil und das benötigte Format im Vorabcheck. Anhänge erst ab Plus (15,00 € netto/Monat): Solo deshalb nicht pauschal für angehängte Leistungsnachweise einplanen. Plus enthält einen Zugang, weitere kosten je 5 € netto/Monat. Pro enthält drei Zugänge, weitere ebenfalls je 5 €. FastBill-Quellen.

Lexware Office: einzeln und als Serie unterscheiden

Einzelne XRechnungen sind ab M dokumentiert. XRechnungen als Serie werden nicht unterstützt. Weitere Benutzer sind ohne Aufpreis enthalten; das belegt keine Objektverwaltung oder Einsatzplanung. Lexware-Quellen.

sevdesk: Freimenge und zusätzliche Zugänge

Kostenlos umfasst bis zu drei fertiggestellte Rechnungen je Monat; ungenutzte Mengen werden nicht übertragen. Wiederkehrende Rechnungen sind ab Buchhaltung dokumentiert. Der zweite Benutzer kostet zusätzlich 5,90 € netto/Monat; für Benutzer 3–10 nennt die Hilfe je 5,31 €, oberhalb von zehn je 4,43 €. sevdesk-Quellen.

Papierkram: Entwurf ist noch kein automatischer Versand

Wiederkehrende Rechnungen werden als Entwurf angelegt und müssen selbst abgeschlossen werden. ZUGFeRD und XRechnung gibt es ab S; ein konkreter Free-Export wurde hier nicht validiert. Weitere Benutzer bietet erst M, außerhalb unserer zehn ausgewählten Tarife. Papierkram-Quellen.

Die Zahl der Beschäftigten ist nicht automatisch die Zahl benötigter Bürozugänge. Ohne genaue Zugangszahl bestimmen wir keinen günstigsten Gesamtpreis. Monats- und Jahreszahlung haben unterschiedliche Bindungen; bei sevdesk nennt die Hilfe 14 Tage Kündigungsfrist zum Ende der gebuchten Laufzeit. Alle Tarife und Laufzeithinweise im Hauptvergleich.

E-Rechnung: Format und Versandweg getrennt klären

Fragen Sie den Auftraggeber nach Format, Version, Pflichtreferenzen und akzeptiertem Eingangskanal. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung sind insbesondere XRechnung und Leitweg-ID relevant; die Leitweg-ID erhalten Sie vom Auftraggeber. Länder und Kommunen können eigene Vorgaben haben. Die offizielle Bundesplattform bietet unter anderem Upload und bei geringem Rechnungsvolumen auch Weberfassung.

Quelle und Prüfstand 19. Oktober 2026: Informationen für Rechnungssteller an die Bundesverwaltung. Daraus folgt keine pauschale Pflicht für alle Hausmeisterrechnungen.

Für wiederkehrende XRechnungen sind hier sevdesk Buchhaltung und FastBill Pro belegt. Bei FastBill bleibt der Pflichtdaten-Vorabcheck wichtig. Lexware unterstützt XRechnungen nicht als Serie; der konkrete Serien-XRechnungsablauf bei Papierkram wurde hier nicht bestätigt. Die Tabelle verspricht bei keinem Tarif eine automatische Portaleinreichung.

Unser bestehender Ratgeber erläutert PDF, ZUGFeRD und XRechnung, Pflichten und Übergangsregeln sowie den Check für öffentliche Aufträge.

Wann sich Branchensoftware lohnt

Eine Rechnung zu erstellen ist nur ein Teil des Tagesgeschäfts. Eine gesonderte Branchenlösung kann prüfenswert werden, wenn Sie mehrere Mitarbeiter einsetzen, Termine je Objekt planen oder erbrachte Leistungen mobil nachweisen müssen.

• Einsatzplanung: Wer übernimmt welchen Auftrag, wann und an welchem Objekt?
• Objektverwaltung: Wo laufen Ansprechpartner, Termine, Aufgaben und Objektinformationen zusammen?
• Leistungsnachweise: Wie gelangen Zeiten, zusätzliche Arbeiten, Fotos oder unterschriebene Nachweise in den Abrechnungsablauf?

Als Beispiele beschreiben HERO und Fortytools solche Branchenabläufe. Beide Links führen direkt zum Anbieter, ohne Provision für uns. Die Angebote wurden hier nicht praktisch getestet, tariflich verglichen oder bewertet; die Nennung ist keine Produktempfehlung. Quellen gelesen am 19. Oktober 2026.

Prüfen Sie den benötigten Ablauf separat: Nachweise am Objekt, Freigabe im Büro, Rechnungsübergabe, Exporte und Gesamtkosten. Aus den Rechnungsfunktionen von Lexware Office, sevdesk, Papierkram oder FastBill leiten wir keine geprüfte Einsatzplanung, Objektverwaltung oder automatische Objektabrechnung ab.

Häufige Fragen

Quellen und Einordnung

Die Tarif- und Funktionsangaben beruhen auf den verlinkten Anbieterquellen, gelesen am 19. Oktober 2026. Anbieterbeschreibungen sind keine unabhängigen Praxistests; Bedienkomfort und Zuverlässigkeit bewerten wir nicht. Inhalte mit KI-Unterstützung recherchiert und erstellt.

Allgemeine Orientierung für Deutschland, keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Fragen zu Ihrem konkreten Auftrag klären Sie mit dem Auftraggeber oder Ihrer Steuerberatung. Bei einem Abschluss gelten die aktuellen Anbieterangaben.