Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Was eine Kleinunternehmer-Rechnung braucht

Die Rechnung enthält die üblichen Angaben, aber keine Umsatzsteuer. Nach § 34a UStDV gehören bei Kleinunternehmern unter anderem dazu: Name und Anschrift beider Seiten, Ausstellungsdatum, Ihre Steuernummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Menge und Art der Leistung, das Entgelt und ein Hinweis, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Ein Rechnungsprogramm trägt diesen Hinweis automatisch ein und vergibt fortlaufende Nummern.

E-Rechnung: empfangen ja, schreiben freiwillig

Nach § 34a Satz 4 UStDV dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln, also etwa als PDF oder auf Papier. Eine E-Rechnung im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format können Sie freiwillig schicken, wenn ein Kunde das wünscht. E-Rechnungen von Lieferanten müssen Sie trotzdem empfangen können. Einzelheiten stehen in unserem Ratgeber unter Pflichten und Übergangsregeln.

Für Sie heißt das: Ein kostenloser Tarif, der nur PDF-Rechnungen erstellt, bleibt eine echte Option, auch wenn Sie mehr als drei Rechnungen im Monat schreiben.

Welcher Tarif ist mindestens nötig?

Verglichen werden ausgewählte Tarife von vier Anbietern für den jeweils beschriebenen Fall. Das ist keine vollständige Marktübersicht.

Preisgrundlage: regulärer Monatsgrundpreis bei monatlicher Zahlung, netto zuzüglich Umsatzsteuer, ein Zugang. Als Kleinunternehmer können Sie die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen; Ihr tatsächlicher Preis ist also der Bruttopreis. Keine Aktionsrabatte oder Jahresäquivalente. Tarifstand: 19. Oktober 2026.

Partnerschaft und Provisionshöhe entscheiden nicht über die Tarifzuordnung. Trackingwahl ändern · Datenschutz.

Auf kleinen Bildschirmen lässt sich die Tabelle seitlich verschieben.

Werbung: * Partnerlink – bei Abschluss ist eine Provision für uns möglich. Links ohne * sind provisionsfrei.

Zeichen in den Tabellen: belegtGrenzenicht in diesem Tarif

So setzen die Programme die Kleinunternehmerregelung um

Alle vier Anbieter beschreiben eine Einstellung, die Rechnungen ohne Umsatzsteuer erstellt und den Hinweis nach § 19 UStG einfügt. Eine Beschränkung auf bestimmte Tarife nennen die Hilfeartikel nicht; prüfen Sie im Zweifel in der Testphase, ob die Einstellung im gewünschten Tarif verfügbar ist.

Lexware Office: Wechsel nur in eine Richtung einfach

Einstellung „Umsatzsteuerbefreit“ mit Haken „Kleinunternehmer“; der Hinweistext lässt sich anpassen. Laut Hilfe ist eine Umstellung auf umsatzsteuerbefreit nicht mehr möglich, sobald eine Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER aus Lexware Office übermittelt wurde. Lexware-Hilfe.

sevdesk: Daten werden beim Wechsel festgeschrieben

Einstellung unter Unternehmen, „Buchhaltung & Steuern“; der Hinweis wird automatisch ergänzt. Vor einem Wechsel zur Regelbesteuerung sollten alle Vorgänge der Kleinunternehmerzeit abgeschlossen sein, weil die Daten danach nicht mehr veränderbar sind. sevdesk-Hilfe.

Papierkram: Angabe schon bei der Anmeldung

Die Kleinunternehmerregelung wird bei der Anmeldung angegeben; Ausgangsrechnungen entstehen dann ohne Umsatzsteuer mit festem Hinweistext. Papierkram-Artikel vom 11.12.2024.

FastBill: Einstellung in den Grundeinstellungen

Aktivierung unter „Angaben zum Unternehmen“; danach lässt sich keine Mehrwertsteuer mehr eintragen, der Hinweis wird eingefügt und ist in der Vorlage anpassbar. Voraussetzung ist die Ländereinstellung Deutschland. FastBill-Support.

Wenn der Umsatz wächst

Die Steuerbefreiung gilt nach § 19 UStG nur, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Wer darüber liegt oder freiwillig verzichtet, stellt Rechnungen mit Umsatzsteuer aus. Ein Verzicht bindet nach § 19 Abs. 3 UStG mindestens fünf Kalenderjahre. Ab wann genau die Umsatzsteuer in Ihrem Fall gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Für die Programmwahl bedeutet das: Alle vier Programme können auch Rechnungen mit Umsatzsteuer. Planen Sie den Wechsel aber bewusst, weil die Anbieter ihn unterschiedlich behandeln, etwa durch festgeschriebene Daten bei sevdesk oder die einseitige Umstellung bei Lexware Office. Mit der Umsatzsteuer kommen meist Voranmeldungen hinzu; ob Sie diese aus dem Programm übermitteln möchten, ist eine Frage des Buchhaltungsumfangs, nicht der Rechnungserstellung.

Häufige Fragen

Quellen und Einordnung

Gesetzestexte: § 19 UStG und § 34a UStDV, gelesen am 20. Oktober 2026. Programmfunktionen laut den oben verlinkten Hilfeartikeln, Tarifangaben laut den Anbieterquellen unten, gelesen am 19. Oktober 2026. Anbieterbeschreibungen sind keine unabhängigen Praxistests. Inhalte mit KI-Unterstützung recherchiert und erstellt.

Allgemeine Orientierung für Deutschland, keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Ob die Kleinunternehmerregelung für Sie gilt, klären Sie mit Ihrem Finanzamt oder Ihrer Steuerberatung. Bei einem Abschluss gelten die aktuellen Anbieterangaben.