Gewöhnliches PDF
Eine sichtbare Rechnungsseite ohne standardisierte Rechnungsdaten. Auch ein Scan oder ein PDF aus Word ist deshalb noch keine strukturierte E-Rechnung.
Lesbar für Menschen; Angaben werden oft manuell übernommen.
E-Rechnungen einfach erklärt
Für Selbstständige und kleine Unternehmen: Was steckt hinter PDF, ZUGFeRD und XRechnung? Erfahren Sie, was Ihren Betrieb betrifft und wie Sie Rechnungen empfangen und versenden.
Inhalt aktualisiert: · Offizielle Quellen geprüft:
Dieser Ratgeber bietet allgemeine Orientierung für Deutschland und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
1. Eine Rechnung mit lesbaren Daten
Bei einem gewöhnlichen PDF sehen Sie die Rechnung wie auf Papier. Eine E-Rechnung enthält Rechnungsangaben in einem vereinbarten, strukturierten Format. Geeignete Software kann diese Daten übernehmen, statt dass jemand jede Angabe abtippt. Entscheidend ist der Dateiinhalt, nicht der Versand per E-Mail. Gesetzliche Definition: § 14 UStG
Für Menschen lesbar
Beispielrechnung DEMO-001
Dienstleistung: 100,00 € netto
Umsatzsteuer (19 %): 19,00 €
Gesamt: 119,00 €
Für Software zuordenbar
- Rechnungsnummer
- DEMO-001
- Nettobetrag
- 100,00 EUR
- Steuerbetrag
- 19,00 EUR
- Bruttobetrag
- 119,00 EUR
2. PDF, ZUGFeRD und XRechnung
ZUGFeRD
In der üblichen hybriden Form verbindet eine Datei die PDF-Ansicht mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Menschen lesen das PDF, geeignete Programme verarbeiten die Daten.
Ansicht und Daten müssen inhaltlich zusammenpassen.
XRechnung
Ein Standard für strukturierte XML-Rechnungsdaten. Zur lesbaren Anzeige benötigen Sie eine geeignete Anwendung. XRechnung wird insbesondere bei öffentlichen Aufträgen verwendet.
Eine XML-Datei ist nicht automatisch eine gültige XRechnung.
Welche Version und welches Profil passen?
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt laut BMF grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Formatvorgaben, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Prüfen Sie zusätzlich, welche Version und welches Profil der Empfänger akzeptiert. Ein Profil beschreibt den Umfang und die Regeln der Rechnungsdaten; es ist kein Softwaretarif.
Quellen: FeRD zu ZUGFeRD, KoSIT zu XRechnung und BMF-FAQ, Frage 7.
3. Was betrifft Ihren Betrieb?
Empfang und Ausstellung getrennt prüfen. Eine Ausnahme oder Übergangsfrist für eigene Rechnungen bedeutet nicht, dass Sie eingehende E-Rechnungen ignorieren können.
- Privatkunden: Die allgemeine umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht betrifft nicht Ihre Rechnungen an private Endverbraucher.
- Inländische Geschäftskunden: Für grundsätzlich betroffene Umsätze gilt die E-Rechnungspflicht mit Übergangsregeln und Ausnahmen.
- Kleinunternehmer: Für nach § 19 UStG steuerfreie Umsätze dürfen Sie weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. E-Rechnungen müssen Sie trotzdem empfangen können. Ein kleiner Betrieb ist nicht automatisch Kleinunternehmer.
- Öffentliche Auftraggeber: Hier gelten eigene Vorgaben. Klären Sie diese vorab mit der auftraggebenden Stelle.
Quellen: BMF-FAQ, Fragen 4 und 12 und § 34a UStDV für Kleinunternehmer.
Die allgemeinen B2B-Übergangsfristen
- Bis Ende 2026: Rechnungen für in 2025 oder 2026 ausgeführte Umsätze dürfen bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als gewöhnliches PDF übermittelt werden.
- 2027: Für in 2027 ausgeführte Umsätze gilt diese Möglichkeit bis zum 31. Dezember 2027, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Für bestimmte EDI-Verfahren gibt es eine eigene Übergangsregel.
- Ab 2028: Die allgemeinen Übergangsfristen sind abgelaufen. Gesetzliche Ausnahmen, etwa Kleinunternehmerumsätze oder Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, bleiben gesondert zu beachten.
Diese Übersicht betrifft die Ausstellung im inländischen B2B-Bereich. Maßgeblich sind Leistungszeitraum, Übermittlungsfrist, Empfänger und gesetzlicher Anwendungsbereich; nicht allein das Rechnungsdatum. Sie entscheidet keinen Einzelfall.
Quelle: § 27 Abs. 38 UStG; Erläuterung in der BMF-FAQ, Frage 11.
4. Eine E-Rechnung empfangen
Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Dafür kann ein E-Mail-Postfach ausreichen. Legen Sie im Betrieb fest, wer Rechnungen entgegennimmt und wohin sie anschließend gelangen.
- Datei empfangen: Rechnung und gegebenenfalls Anlagen übernehmen.
- Lesbar anzeigen: Bei XML eine geeignete Anzeige verwenden.
- Prüfen: Stimmen Empfänger, Leistung, Betrag und Zahlungsdaten? Wurde die Leistung tatsächlich erbracht? Eine technische Formatprüfung ersetzt diese sachliche Prüfung nicht.
- Original erhalten: Den strukturierten Teil unverändert aufbewahren. Ein Ausdruck oder Bildschirmfoto allein erhält diese Daten nicht.
- Weitergeben: Mit Buchhaltung oder Steuerberatung vereinbaren, welcher Übergabeweg verwendet wird.
Umsatzsteuerlich sind Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Weitere Pflichten und mögliche längere Fristen müssen zum Betrieb passen; das Speichern einer Datei allein belegt keinen vollständig ordnungsgemäßen Archivierungsprozess.
Quellen: BMF-FAQ, Fragen 8, 12a und 13 und § 14b UStG.
5. Eine E-Rechnung erstellen und versenden
- Anforderungen klären: Empfänger, gewünschtes Format und Übermittlungsweg festhalten.
- Angaben erfassen: Kunden- und Leistungsdaten sorgfältig eintragen; Referenzen aus dem Auftrag übernehmen.
- Datei erstellen: Ein geeignetes Rechnungsprogramm mit dem passenden Format verwenden.
- Prüfen: Inhalt kontrollieren und die Datei möglichst technisch validieren. Ein bestandener Formattest bestätigt nicht, dass jede Angabe sachlich richtig ist.
- Versenden und sichern: Vereinbarten Kanal nutzen, Original und vorhandene Übermittlungsbestätigung aufbewahren. Bei einer Ablehnung den Fehler klären.
Grundlage: § 14 UStG; technische Prüfung: KoSIT: Validierung und Visualisierung.
Bei öffentlichen Aufträgen vorher nachfragen
Für die Bundesverwaltung sind insbesondere Formatvorgaben, Leitweg-ID und akzeptierter Eingangskanal wichtig. Die Leitweg-ID erhalten Sie vom Auftraggeber; als Rechnungssteller benötigen Sie dafür keine eigene. Länder und Kommunen können andere Regelungen und Portale haben. Eine E-Mail ersetzt keine geforderte Portalübermittlung.
6. Drei Beispiele aus dem Alltag
Erfundene Situationen zur Orientierung, keine eigenen Softwaretests.
Einzelauftrag bei einer Privatperson
Ein Hausmeisterdienst repariert eine Tür. Zuerst wird geklärt, wer tatsächlich Rechnungsempfänger ist: die Privatperson oder beispielsweise eine beauftragende Gesellschaft. Der Einsatzort allein entscheidet das nicht.
Vorab klären: Wer hat den Auftrag erteilt, und an wen geht die Rechnung? Bedarf für Einzelrechnungen vergleichen. Tarife für den Hausmeisterservice vergleichen.
Regelmäßige Dienstleistungen für ein Unternehmen
Eine selbstständige Dienstleisterin rechnet jeden Monat eine Betreuungspauschale ab. Passendes E-Rechnungsformat, wiederkehrende Erstellung und automatischer Versand sind drei getrennte Funktionen. Ein Entwurf muss gegebenenfalls noch geprüft und freigegeben werden.
Vorab klären: Welches Format ist vereinbart, wer prüft die Rechnung, und wie soll sie versendet werden? Hinweise zu wiederkehrenden Rechnungen lesen.
Winterdienst für eine Kommune
Ein Betrieb rechnet einen öffentlichen Auftrag ab. Er fragt die zuständige Stelle vor der ersten Rechnung nach Format, Pflichtreferenzen und Übermittlungsweg. Erst danach prüft er, ob die gewählte Software den Ablauf unterstützt.
Vorab klären: Welche Vorgaben gelten konkret für diesen Auftrag? Check für öffentliche Aufträge.
7. Häufige Fragen
Brauche ich kostenpflichtige Software?
Nicht zwangsläufig. Empfang, Anzeige und eigene Ausstellung sind verschiedene Aufgaben. Auch kostenlose Angebote können geeignet sein; prüfen Sie Format, Rechnungsmenge und weitere Grenzen im Softwarevergleich.
Kann ich eine E-Rechnung mit Word erstellen?
Ein gewöhnlicher Word- oder PDF-Export enthält kein passendes strukturiertes Rechnungsformat. Dafür benötigen Sie eine zusätzliche Lösung, die die erforderlichen Rechnungsdaten erstellt.
Wie öffne ich eine XML-Rechnung?
Verwenden Sie eine geeignete Rechnungsanzeige. Die KoSIT stellt Informationen zur Visualisierung bereit. Prüfen Sie vor der Nutzung fremder Dienste, ob Rechnungsdaten hochgeladen werden. Dieser Ratgeber nimmt keine Dateien entgegen.
Brauche ich eine eigene Leitweg-ID?
Als Rechnungssteller an den Bund erhalten Sie die Leitweg-ID des Empfängers vom Auftraggeber. Dafür brauchen Sie keine eigene Leitweg-ID. Sie ist auch keine allgemeine Voraussetzung für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. FAQ des Bundes.
Genügt ein Ausdruck zur Aufbewahrung?
Ein Ausdruck allein bewahrt die strukturierten Rechnungsdaten nicht. Erhalten Sie den strukturierten Teil in seiner ursprünglichen Form und klären Sie den Aufbewahrungsprozess mit Ihrer Buchhaltung.
Was mache ich, wenn die Rechnung abgelehnt wird?
Lesen Sie die Fehlermeldung und klären Sie, ob Format, Referenzen, Inhalt oder Versandweg betroffen sind. Bei öffentlichen Aufträgen fragen Sie die zuständige Stelle. Eine technische Korrektur und eine inhaltliche Rechnungsberichtigung sind nicht automatisch dasselbe.
Checkliste für Ihren Betrieb
Zum Mitnehmen: Im Druckdialog Ihres Browsers können Sie diese Seite drucken oder als PDF speichern. Die Druckansicht zeigt nur diese Checkliste und ihre Quellen.
Rechnungspfad · Stand und Quellenprüfung: 10. Oktober 2026
- Empfänger eigener Rechnungen und anwendbare Vorgaben geklärt.
- Empfangsadresse und zuständige Person im Betrieb festgelegt.
- Anzeige und Prüfung eingehender E-Rechnungen organisiert.
- Format, Version und Übermittlungsweg mit Auftraggeber geklärt.
- Bei Bedarf Leitweg-ID und weitere Auftragsreferenzen erhalten.
- Gewählte Lösung mit einer eigenen Beispielrechnung überprüft.
- Inhalt und technische Formatprüfung getrennt berücksichtigt.
- Aufbewahrung der Originaldaten und Buchhaltungsübergabe geregelt.
Quellen: BMF-FAQ zur E-Rechnung; §§ 14, 14b und 27 UStG; § 34a UStDV; Informationen von FeRD, KoSIT und E-Rechnung Bund. https://rechnungspfad.de/e-rechnung.html#quellen
Welche Software passt zu Ihrem Ablauf?
Wenn Format und Versandweg feststehen, vergleichen Sie die dokumentierten Tarifgrenzen. Kostenlose Optionen bleiben Teil der Auswahl.
Passende Rechnungssoftware findenQuellen und Einordnung
Allgemeine Orientierung für Deutschland, keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Inhalte mit KI-Unterstützung recherchiert und erstellt; keine eigenen Software-Praxistests. Individuelle Fragen klären Sie mit Steuerberatung oder Auftraggeber.
Rechtliche Hinweise beruhen auf Gesetzen und Behördeninformationen, Formatbeschreibungen auf den zuständigen Standardorganisationen. Alle unten genannten Quellen wurden am 10. Oktober 2026 geprüft; die BMF-FAQ selbst trägt den Stand März 2026. Prüfdatum und Veröffentlichungsdatum einer Quelle sind unterschiedliche Angaben.