E-Rechnungspflicht: Welche Frist gilt für wen?
E-Rechnungen empfangen können müssen inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt davon ab, an wen Sie verkaufen, wie hoch Ihr Vorjahresumsatz ist und ob Sie Kleinunternehmer sind. Hier sind die Fälle nebeneinander.
Gesetzestexte und BMF-FAQ gelesen am 20. Oktober 2026 · Tarife geprüft: 19. Oktober 2026 · Allgemeine Orientierung, keine Steuerberatung.
Kurz gesagt
Tarifstand
- Empfangen
- Seit 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen, auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach kann zunächst genügen.
- Ausstellen, über 800.000 € Vorjahresumsatz
- Für B2B-Leistungen ab 1. Januar 2027. Leistungen aus 2025 und 2026 dürfen bis Ende 2026 noch als Papier oder PDF abgerechnet werden.
- Ausstellen, bis 800.000 € Vorjahresumsatz
- Für B2B-Leistungen ab 1. Januar 2028. Dauerhaft ausgenommen: Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden. Passende Tarife ab sevdesk Kostenlos (0,00 €) für bis zu drei E-Rechnungen im Monat.
Stand der Gesetzestexte: 20. Oktober 2026, Tarifstand 19. Oktober 2026. Keine Steuerberatung. Alle Fälle in der Übersicht
Fristen nach Fall
Die Übersicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B). „Sonstige Rechnung“ meint Papier oder ein gewöhnliches PDF; ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
| Ihr Fall | E-Rechnung ausstellen | Bis dahin erlaubt |
|---|---|---|
| Rechnungen nur an Privatkunden | Keine allgemeine Pflicht | Papier oder PDF |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Keine Pflicht | Sonstige Rechnung immer zulässig (§ 34a UStDV) |
| Kleinbetragsrechnung bis 250 € | Keine Pflicht | Sonstige Rechnung immer zulässig (§ 33 UStDV) |
| B2B, Vorjahresumsatz über 800.000 € | Für Leistungen ab 1. Januar 2027 | Für Leistungen 2025 und 2026: sonstige Rechnung bis 31. Dezember 2026 |
| B2B, Vorjahresumsatz bis 800.000 € | Für Leistungen ab 1. Januar 2028 | Für Leistungen 2027: sonstige Rechnung bis 31. Dezember 2027 |
| Öffentliche Auftraggeber | Eigene Vorgaben der auftraggebenden Stelle | Vorab klären, etwa Format, Leitweg-ID und Portal |
Für 2027 gibt es zusätzlich eine Sonderregel für bestimmte EDI-Verfahren. Unabhängig von Ihrer eigenen Frist gilt: E-Rechnungen empfangen müssen Sie schon jetzt können; dafür kann zunächst ein E-Mail-Postfach genügen. Ausführlich in unserem Ratgeber unter Pflichten und Übergangsregeln und E-Rechnung empfangen.
Was zählt: der Leistungszeitpunkt, nicht das Rechnungsdatum
Die Übergangsregeln knüpfen an den Zeitpunkt der Leistung an. Eine Leistung aus Dezember 2026 darf bis zum 31. Dezember 2026 noch als sonstige Rechnung abgerechnet werden; eine Leistung aus Januar 2027 fällt unter die Regeln für 2027. Bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € heißt das: Ab Leistungen im Januar 2027 brauchen Sie eine E-Rechnung.
Maßgeblich für die 800.000-€-Grenze ist der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr. Ob Ihre Umsätze darunter fallen und welche Leistungen genau betroffen sind, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.
Welche Tarife E-Rechnungen ausstellen
Alle vier verglichenen Anbieter erstellen einzelne XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen, aber nicht in jedem Tarif. Unterschiede gibt es vor allem bei wiederkehrenden XRechnungen.
Preisgrundlage: regulärer Monatsgrundpreis bei monatlicher Zahlung, netto zuzüglich Umsatzsteuer, ein Zugang. Tarifstand: 19. Oktober 2026.
Partnerschaft und Provisionshöhe entscheiden nicht über die Tarifzuordnung. Trackingwahl ändern · Datenschutz.
Auf kleinen Bildschirmen lässt sich die Tabelle seitlich verschieben.
Werbung: * Partnerlink – bei Abschluss ist eine Provision für uns möglich. Links ohne * sind provisionsfrei.
Zeichen in den Tabellen: belegtGrenzenicht in diesem Tarif
| Bedarf | Lexware Office | sevdesk | Papierkram | FastBill · kein Partner |
|---|---|---|---|---|
| Bis drei E-Rechnungen im MonatMit diesen Angaben prüfen | Belegt: Lexware Office M · 12,90 € * | Belegt: sevdesk Kostenlos · 0,00 € *Niedrigster Grundpreis in diesem Fall | Belegt: Papierkram S · 15,90 € * | Belegt: FastBill Solo · 10,00 € |
| Regelmäßig XRechnung oder ZUGFeRDMit diesen Angaben prüfen | Belegt: Lexware Office M · 12,90 € * | Belegt: sevdesk Rechnung · 12,90 € * | Belegt: Papierkram S · 15,90 € * | Belegt: FastBill Solo · 10,00 €Niedrigster Grundpreis in diesem Fall |
| Wiederkehrende XRechnungenMit diesen Angaben prüfen | Nicht in diesem Tarif: Keine XRechnung als Serie unterstützt | Belegt: sevdesk Buchhaltung · 25,90 € *Niedrigster Grundpreis in diesem Fall | Grenze: Konkreter Serien-XRechnungsablauf nicht bestätigt | Grenze: FastBill Pro · 30,00 € Pflichtdaten-Vorabcheck beachten |
Für FastBill gilt: Fehlen Pflichtdaten, kann statt der E-Rechnung ein gewöhnliches PDF erstellt oder versendet werden. Prüfen Sie Serienprofile im Vorabcheck. Ein automatischer E-Mail-Versand ersetzt keine geforderte Portalübermittlung.
Häufige Fragen
Muss ich ab 2026 E-Rechnungen ausstellen?
Für Leistungen aus 2025 und 2026 dürfen Sie bis zum 31. Dezember 2026 noch sonstige Rechnungen schicken, ein PDF mit Zustimmung des Empfängers. Ab Leistungen 2027 kommt es auf Ihren Vorjahresumsatz an.
Was gilt ab 2027?
Lag Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 €, brauchen Ihre B2B-Rechnungen für Leistungen ab 2027 das E-Rechnungsformat. Lag er darunter, dürfen Sie Leistungen aus 2027 noch bis zum 31. Dezember 2027 als sonstige Rechnung abrechnen.
Wie lange sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?
Im B2B-Bereich längstens für Leistungen aus 2027, bei bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz. Ausgenommen bleiben dauerhaft Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden.
Reicht ein kostenloser Tarif für E-Rechnungen?
sevdesk Kostenlos erstellt XRechnung und ZUGFeRD im Rahmen von drei Rechnungen pro Monat. Darüber brauchen Sie einen Bezahltarif. Wann der Gratistarif reicht.
Quellen und Einordnung
Gesetzestexte: § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln), § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen), § 34a UStDV (Kleinunternehmer); Erläuterungen in der BMF-FAQ zur E-Rechnung. Gelesen am 20. Oktober 2026. Tarifangaben laut den Anbieterquellen unten, gelesen am 19. Oktober 2026. Inhalte mit KI-Unterstützung recherchiert und erstellt.
Allgemeine Orientierung für Deutschland, keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Die Übersicht entscheidet keinen Einzelfall; maßgeblich sind Leistungszeitpunkt, Empfänger und gesetzlicher Anwendungsbereich.
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